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    水利工程建設項目檔案管理規定

    文字:[大][中][小] 2022-05-07
     水利工程建設項目檔案管理規定

    第一章 總則

    第一條 為了進一步加強水利工程建設項目檔案(以下簡稱項目檔案)規范化管理,根據《中華人民共和國檔案法》《政府投資條例》《建設項目檔案管理規范》等法律法規和標準規范,結合項目檔案管理工作實際,制定本規定。

    第二條 項目檔案是指水利工程建設項目在前期、實施、竣工驗收等各階段過程中形成的,具有保存價值并經過整理歸檔的文字、圖表、音像、實物等形式的水利工程建設項目文件(以下簡稱項目文件)。

    第三條 項目檔案工作是水利工程建設項目建設管理工作的重要組成部分,應融入建設管理全過程,納入建設計劃、質量保證體系、項目管理程序、合同管理和崗位責任制,與建設管理同步實施,所需費用應列入工程投資。

    第四條 項目檔案應完整、準確、系統、規范和安全,滿足水利工程建設項目建設、管理、監督、運行和維護等活動在證據、責任和信息等方面的需要。

    第五條 涉及國家秘密的項目檔案管理工作,必須嚴格執行國家和水利工作中有關保密法律法規和規定。

    第六條 各級水行政主管部門、流域管理機構應按照管理權限和職責范圍,會同檔案主管部門做好項目檔案監督檢查和指導工作。

    第七條 本規定適用于大中型水利工程建設項目(含1、2、3級堤防工程,包括新建、擴建、改建、除險加固等項目)的檔案管理活動。其他水利工程建設項目可參照執行。

    第二章 組織機構及職責任務

    第八條 項目法人對項目檔案工作負總責,實行統一管理、統一制度、統一標準;業務上接受檔案主管部門和上級主管部門的監督檢查和指導。主要履行以下職責任務:

    (一)明確檔案工作的分管領導,設立或明確與工程建設管理相適應的檔案管理機構;建立檔案管理機構牽頭,工程建設管理相關部門和參建單位參與、權責清晰的項目檔案管理工作網絡。

    (二)制定項目文件管理和檔案管理相關制度,包括檔案管理辦法、檔案分類大綱及方案、項目文件歸檔范圍和檔案保管期限表、檔案整編細則等。

    (三)在招標文件中明確項目文件管理要求。與參建單位簽訂合同、協議時,應設立專門章節或條款,明確項目文件管理責任,包括文件形成的質量要求、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔套數、整理標準、介質、格式、費用及違約責任等內容。監理合同條款還應明確監理單位對所監理項目的文件和檔案的檢查、審查責任。

    (四)建立項目文件管理和歸檔考核機制,對項目文件的形成與收集、整理與歸檔等情況進行考核。對參建單位進行合同履約考核時,應對項目文件管理條款的履約情況做出評價;在合同款完工結算、支付審批時,應審查項目文件歸檔情況,并將項目文件是否按要求管理和歸檔作為合同款支付前提條件。應將項目檔案信息化納入項目管理信息化建設,統籌規劃、同步實施。

    (五)對檔案主管部門和上級主管部門在項目檔案監督檢查工作中發現的問題及時整改落實,對檢查發現的檔案安全隱患應及時采取補救措施予以消除。

    第九條 項目法人與參建單位應配備滿足工作需要的檔案管理人員,在工程建設期間不得隨意更換,確需變動的,必須對其負責的項目文件辦理交接手續。

    檔案管理人員應具備檔案專業知識和技能,掌握一定的工程管理和水利工程技術專業知識,經過項目檔案管理業務培訓。

    第十條 項目法人與參建單位應保障檔案工作經費,滿足項目文件收集整理歸檔、檔案庫房管理、檔案信息化建設、檔案數字化及服務外包等工作需要。

    第十一條 項目法人檔案管理機構主要履行以下職責任務:

    (一)組織協調工程建設管理相關部門和參建單位實施項目檔案管理相關制度。

    (二)負責制定項目檔案工作方案,對參建單位進行項目文件管理和歸檔交底。

    (三)負責監督、指導工程建設管理相關部門及參建單位項目文件的形成、收集、整理和歸檔工作。

    (四)組織工程建設管理相關人員和檔案管理人員開展檔案業務培訓。

    (五)參加工程建設重要會議、重大活動、重要設備開箱驗收、專項及階段性檢查和驗收。

    (六)負責審查項目文件歸檔的完整性和整理的規范性、系統性。

    (七)負責項目檔案的接收、保管、統計、編研、利用和移交等工作。

    第十二條 項目法人工程建設管理相關部門主要履行以下職責任務:

    (一)負責對水利工程建設項目技術文件的規范性提出要求。

    (二)負責對勘察、設計、監理、施工、總 承包、檢測、供貨等單位歸檔文件的完整性、準確性、有效性和規范性進行審查。

    (三)負責對本部門形成的項目文件進行收發、登記、積累和收集、整理、歸檔。

    第十三條 參建單位主要履行以下職責任務:

    (一)建立符合項目法人要求且規范的項目文件管理和檔案管理制度,報項目法人確認后實施。

    (二)負責本單位所承擔項目文件收集、整理和歸檔工作,接受項目法人的監督和指導。

    (三)監理單位負責對所監理項目的歸檔文件的完整性、準確性、系統性、有效性和規范性進行審查,形成監理審核報告。

    第十四條 實行總承包的建設項目,總承包單位應負責組織和協調總承包范圍內項目文件的收集、整理和歸檔工作,履行項目檔案管理職責和任務。各分包單位負責其分包部分文件的收集、整理,提交總承包單位審核,總承包單位應簽署審查意見。

    第三章 項目文件管理

    第十五條 項目文件內容必須真實、準確,與工程實際相符;應格式規范、內容準確、文字清晰、頁面整潔、編號規范、簽字及蓋章完備,滿足耐久性要求。

    第十六條 水利工程建設項目重要活動及事件,原始地形地貌,工程形象進度,隱蔽工程,關鍵節點工序,重要部位,地質、施工及設備缺陷處理,工程質量或安全事故,重要芯樣,工程驗收等,必須形成照片和音視頻文件。

    第十七條 竣工圖是項目檔案的重要組成部分,一般由施工單位負責編制,須符合《水利工程建設項目竣工圖編制要求》(附件1)。

    第十八條 項目法人負責組織或委托有資質的單位編制工程總平面圖和綜合管線竣工圖。

    第十九條 項目文件應在文件辦理完畢后及時收集,并實行預立卷制度。工程建設過程中形成的、具有查考利用價值的各種形式和載體的項目文件均應收集齊全,并依據歸檔范圍確定其是否歸檔。

    第二十條 項目文件整理應遵循項目文件的形成規律和成套性特點,按照形成階段、專業、內容等特征進行分類。

    項目文件組卷及排列可參照《建設項目檔案管理規范》(DA/T 28;案卷編目、案卷裝訂、卷盒、表格規格及制成材料應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822);數碼照片文件整理可參照《數碼照片歸檔與管理規范》(DA/T 50);錄音錄像文件整理可參照《錄音錄像檔案管理規范》(DA/T 78)。

    第四章 項目文件歸檔

    第二十一條 項目法人應按照《水利工程建設項目文件歸檔范圍和檔案保管期限表》(附件2),結合水利工程建設項目實際情況,制定本項目文件歸檔范圍和檔案保管期限表。

    第二十二條 歸檔的項目文件應為原件。因故使用復制件歸檔時,應加蓋復制件提供單位公章或檔案證明章,確保與原件一致,并在備考表中備注原件缺失原因。

    第二十三條 項目法人與參建單位按照職責分工,分別組織對歸檔文件進行質量審查。對審查發現的問題,各單位應及時整改,合格后方可歸檔。每個審查環節均應形成記錄和整改閉環。

    (一)施工文件、設備采購制造文件組卷、整理完畢并自查后,依次由監理單位、項目法人工程建設管理部門、項目法人檔案管理機構進行審查。

    (二)信息系統文件組卷、整理完畢并自查后,依次由監理單位、項目法人信息化管理部門、項目法人檔案管理機構進行審查。

    (三)監理文件、總承包文件(實行總承包建設模式的項目)、科研項目文件和第三方檢測文件組卷、整理完畢并自查后,依次由項目法人工程建設管理部門、項目法人檔案管理機構進行審查。

    (四)項目法人各部門文件依次由部門負責人、項目法人檔案管理機構進行審查。

    第二十四條 項目文件經規范整理及審查后應及時歸檔。

    (一)前期文件在相關工作結束時歸檔;

    (二)管理性文件宜按年度歸檔,同一事由產生的跨年度文件在辦結年度歸檔;

    (三)施工文件(含竣工圖)在項目合同驗收后歸檔,建設周期長的項目可分階段或按單位工程、分部工程歸檔;

    (四)設備制造采購文件在相關工作完成后歸檔;

    (五)信息系統開發文件在系統驗收后歸檔;

    (六)監理文件在監理的項目合同驗收后歸檔;

    (七)第三方檢測文件在檢測工作完成后集中歸檔;

    (八)科研項目文件在結題驗收后歸檔;

    (九)生產準備、試運行文件在試運行結束時歸檔;

    (十)實行總承包的項目文件在項目合同驗收后歸檔;

    (十一)各專項驗收和竣工驗收文件在驗收通過后歸檔。

    第二十五條 項目法人可根據實際需要,確定項目文件的歸檔份數,應滿足以下要求:

    (一)項目法人應保存1套完整的項目檔案,并根據運行管理單位需要提供必要的項目檔案;

    (二)工程涉及多家運行管理單位時,各運行管理單位只保存與其管理部分有關的項目檔案;

    (三)有關項目文件需由若干單位保存時,原件應由項目產權單位保存,其他單位保存復制件;

    (四)國家確定的重要江河、湖泊建設的流域控制性工程,跨流域的大型水利工程,流域內跨省級行政區域、涉及省際邊界的大型水利工程,項目法人應負責向流域機構檔案館移交1 套完整的工程前期文件、竣工圖及竣工驗收等相關檔案。

    第五章 項目檔案管理

    第二十六條 項目法人與參建單位應建設與檔案工作任務相適應的、符合規范要求的檔案庫房,配備必要的檔案裝具和設施設備。應建立檔案庫房管理制度,采取相應措施做好防火、防盜、防水、防潮、防有害生物等防護工作,確保檔案實體安全和信息安全。

    第二十七條 項目法人檔案管理機構應建立項目檔案管理卷,對項目建設過程中形成的能夠說明檔案管理情況的有關材料組成專門案卷,包括項目概況、管理辦法、分類方案、整理細則、歸檔范圍和保管期限表、標段劃分、參建單位歸檔情況、檔案收集整理情況、交接清冊等。

    第二十八條 項目法人檔案管理機構應依據保管期限表對項目檔案進行價值鑒定,確定其保管期限,同一卷內有不同保管期限的文件時,該卷保管期限應從長。

    項目檔案保管期限分為永久、30年和10年。

    第二十九條 項目法人應建立檔案利用制度,對檔案利用范圍、對象、審批程序等作出規定,涉密檔案的借閱利用應嚴格按照保密管理規定執行。

    第三十條 項目法人檔案管理機構應對項目檔案接收、保管、利用等情況進行統計并建立臺賬。按時向上級主管部門報送《水利工程建設項目檔案管理情況表》(附件3)。

    第六章 項目電子文件和電子檔案管理

    第三十一條 項目法人應根據項目文件歸檔范圍,結合工程建設實際情況,確定項目電子文件歸檔范圍。項目電子文件形成部門負責電子文件的歸檔工作,項目法人檔案管理機構負責項目電子文件歸檔的指導、協調和電子檔案接收、保管、利用等工作。

    第三十二條 項目電子文件在辦理完畢后,應按照歸檔要求及時收集完整;項目電子文件整理應按照檔案分類方案分別組成多層級文件信息包,文件信息包應包含項目電子文件及過程信息、版本信息、背景信息等元數據。

    第三十三條 項目電子文件完成整理后,由形成部門負責對文件信息包進行鑒定和檢測,包括內容是否齊全完整、格式是否符合要求、與紙質或其他載體文件內容的一致性等;項目法人檔案管理機構在接收電子文件歸檔時,應進行真實性、可靠性、完整性、可用性檢驗,檢驗合格后,辦理交接手續。

    第三十四條 項目法人應按照國家有關規定及《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T 18894)等標準規范開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作,完善管理制度,配備軟硬件設施,建立電子檔案管理系統。電子檔案管理系統應當功能完善、適度前瞻,滿足電子檔案管理要求。

    第三十五條 項目法人應開展紙質載體檔案數字化工作,檔案掃描、圖像處理和存儲、目錄建庫、數據掛接等工作應符合《紙質檔案數字化技術規范》(DA/T 31)有關規定,數字化范圍根據工程建設實際情況并參照《建設項目檔案管理規范》(DA/T 28)有關規定確定。委托第三方進行數字化加工時,委托單位應與數字化加工單位簽訂保密協議,確保檔案信息安全。

    第七章 檔案驗收與移交

    第三十六條 項目檔案驗收是水利工程建設項目竣工驗收的重要內容,大中型水利工程建設項目在竣工驗收前要進行檔案專項驗收,其他水利工程建設項目檔案驗收應與竣工驗收同步進行。

    第三十七條 項目檔案專項驗收一般由水行政主管部門主持,會同檔案主管部門開展驗收。地方對項目檔案專項驗收有相關規定的從其規定。

    檔案專項驗收前,驗收主持單位或其委托的單位應根據實際情況開展驗收前檢查評估工作,落實驗收條件是否具備,針對檢查發現的問題提出整改要求,問題整改完成后方可組織驗收。

    第三十八條 項目法人在項目檔案專項驗收前,應組織參建單位對項目文件的收集、整理、歸檔與檔案保管、利用等進行自檢,并形成檔案自檢報告。自檢達到驗收標準后,向驗收主持單位提出檔案專項驗收申請。

    自檢報告應包括:工程概況,檔案管理情況,項目文件的收集、整理、歸檔與檔案保管、利用等情況,竣工圖的編制與整理情況,檔案自檢工作的組織情況,對自檢或以往階段驗收發現問題的整改情況,檔案完整性、準確性、系統性、規范性和安全性的自我評價等內容。

    第三十九條 監理單位在項目檔案專項驗收前,應組織對所監理項目檔案整理情況進行審核,并形成專項審核報告。

    專項審核報告應包括:工程概況,監理單位履行審核責任的組織情況,審核所監理項目檔案(含監理和施工)的范圍、數量及竣工圖編制質量情況,審核中發現的主要問題及整改情況,對檔案整理質量的綜合評價,以及審核結果等內容。

    第四十條 項目檔案專項驗收按照水利部《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》執行。凡是檔案內容與質量達不到要求的水利工程建設項目,不得通過檔案驗收;未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的,不得進行或通過竣工驗收。

    第四十一條 參建單位應在所承擔項目合同驗收后3個月內向項目法人辦理檔案移交,并配合項目法人完成項目檔案專項驗收相關工作;項目法人應在水利工程建設項目竣工驗收后半年內向運行管理單位及其他有關單位辦理檔案移交。

    項目檔案移交時,應填寫《水利工程建設項目檔案交接單》(附件4),編制檔案交接清冊,包括檔案移交的內容、數量、圖紙張數等,經雙方清點無誤后辦理交接手續。

    第四十二條 停、緩建的水利工程建設項目,項目檔案由項目法人負責保存。項目法人撤銷的,應向項目主管部門或有關檔案機構辦理檔案移交。

    第八章 附則

    第四十三條 水利工程建設項目涉及征地補償和移民安置工作形成的檔案,按照《水利水電工程移民檔案管理辦法》(檔發〔20124號)執行。

    第四十四條 本規定由水利部辦公廳負責解釋。

    第四十五條 本規定自印發之日起施行,原《水利工程建設項目檔案管理規定》(水辦〔2005480號)同時廢止。

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